Mumbai team observed that in our day-to-day office work, we need many files which are commonly used by everyone in PMI. Files saved in different database/individual laptops make the daily office work complex, time-consuming to get the files quickly. As a result, PMI was facing the problem of employees not being able to access files on one platform, taking up space on individual employee laptops. ムンバイオフィスでは、日々の業務において、従業員全員が共通で使用するファイルが多くあることに気づきました。ただ、それらファイルが異なるデータベースや個人のノートパソコンに保存されてしまっているため、ファイルを探すのに多くの時間を要していたり、従業員個人のノートパソコンのスペースが圧迫されるなどの課題をPMIでは抱えていました。 Pasukan Mumbai mendapati bahawa dalam rutin kerja sehari-hari di pejabat, kami memerlukan banyak fail yang lazimnya digunakan oleh semua orang di PMI. Fail yang disimpan dalam pangkalan data/komputer riba yang berasingan merumitkan tugasan harian di pejabat dan kami memerlukan masa untuk mendapatkan fail yang diperlukan dengan segera. Akibatnya, PMI menghadapi masalah kerana pekerja tidak dapat mengakses fail pada satu platform dan fail memenuhi ruang pada komputer riba individu pekerja. 孟买团队发现，我们在日常办公中，需要的许多文档是PMI每个人都常用的。这些文档保存在不同的数据库/个人笔记本电脑上，使得日常办公变得复杂，获取文档又慢又费时。因此，PMI面临着员工无法在一个平台上获取文档的问题，这些文档占据了员工个人笔记本电脑上的空间。 孟買團隊發現，我們日常辦公時所需的許多檔案是每個人都常用的。這些檔案保存在不同的資料庫／個人筆記型電腦上，讓日常辦公變得複雜，存取檔案又慢又費時。因此，PMI面臨員工無法在一個平台上存取檔案的問題，這些檔案也佔據了員工個人筆記型電腦內的空間。 Das Team in Mumbai hat festgestellt, dass wir bei unserer täglichen Büroarbeit viele Dateien benötigen, die von allen Beschäftigten von PMI verwendet werden. Dateien, die in verschiedenen Datenbanken/auf individuellen Laptops gespeichert sind, machen die tägliche Büroarbeit kompliziert, denn das Auffinden der benötigten Dateien ist zeitaufwändig. Infolgedessen stand PMI vor dem Problem, dass die MitarbeiterInnen nicht auf einer einzigen Plattform auf die Dateien zugreifen konnten und wertvoller Speicherplatz auf ihren Laptops belegt war.

We decided to integrate information on one platform. To overcome this difficulty, we considered to create a database as a one-stop solution for data and take up this as a Kaizen activity. We requested PPC to allocate one database. We named this database as “Quick access data pool (QADP)”. All Mumbai team members saved files commonly used in QADP. We also prepared a check list so that user can easily find the file and requested other PMI members to save the files in QADP. All PMI members took initiative to save different files in QADP, being free the space in their laptop. Official announcement to use QADP was done in PMI Bulletin Board.
Now it’s very easy to get common data from one place. Files like Company Introduction, Salesforce Manual, TeamViewer Installation are saved in QADP.
This is a starting point; PMI shall develop this database more and more over the period. この課題を解決するため、ムンバイチームは改善活動の一環として、これらのファイルを1つのプラットフォームに統合する（ワンストップソリューション）ことにしました。私たちはPPCに「クイック・アクセス・データ・プール（QADP）」という名のデータベースの作成を依頼しました。ムンバイチームのメンバー全員が、QADPに良く使うファイルを早速保存するとともに、ユーザーが簡単にファイルを見つけられるようにチェックリストも作成しました。また、他のPMIメンバーにもQADPにファイルを保存するよう依頼しました。この結果、PMIメンバー全員が率先して様々なファイルをQADPに保存するようになり、各自のノートパソコンの空き容量も増えていきました。そして遂にPMI掲示板でQADPを公式にアナウンスしました。
QADPを利用することで、PMIのメンバー皆が会社紹介、Salesforceマニュアル、TeamViewerインストールなどの共通のデータを一ヶ所から簡単に入手できるようになりました。
これは出発点であり、PMIはこのデータベースを今後ますます発展させていく予定です。 Kami membuat keputusan untuk menyepadukan maklumat tersebut pada satu platform. Untuk mengatasi masalah ini, kami mempertimbangkan untuk mewujudkan satu pangkalan data sebagai penyelesaian sehenti bagi data dan melaksanakannya sebagai aktiviti Kaizen. Kami meminta PPC memperuntukkan satu pangkalan data untuk kami. Kami telah menamakan pangkalan data ini sebagai “Kelompok data akses pantas (Quick access data pool, QADP)”. Semua ahli pasukan Mumbai menyimpan fail yang lazimnya digunakan dalam QADP. Kami turut menyediakan senarai semak supaya pengguna dapat mencari fail dengan mudah dan meminta ahli PMI yang lain untuk menyimpan fail dalam QADP. Semua ahli PMI mengambil inisiatif untuk menyimpan pelbagai fail yang berbeza dalam QADP, untuk mengosongkan ruang pada komputer riba mereka. Pengumuman rasmi untuk menggunakan QADP telah disiarkan pada Papan Buletin PMI.
Kini data sepunya dapat diperoleh dengan sangat mudah daripada satu tempat. Fail seperti Pengenalan Syarikat, Manual Salesforce, Pemasangan TeamViewer disimpan dalam QADP.
Ini merupakan satu titik permulaan; PMI akan membangunkan pangkalan data ini dengan lebih lanjut secara beransur-ansur. 我们决定将信息集成到一个平台上。为了克服这一困难，我们考虑创建一个数据库作为一站式数据解决方案，并将此作为一项Kaizen活动来进行。我们请求PPC分配一个数据库。我们将这个数据库命名为“快速访问数据池（QADP）”。所有孟买团队成员都将常用文档保存在QADP中。我们还编制了一份核对清单，以便用户能够轻松地找到文档并要求其他PMI成员将文档保存在QADP中。所有PMI成员都主动将不同文档保存在QADP中，将他们笔记本电脑上的空间释放出来。同时在PMI公告栏上发布了关于使用QADP的正式公告。
现在，获取常用数据只需要访问一个地方，简单便捷。像公司介绍、Salesforce手册、TeamViewer安装程序等文档，都保存在QADP中。
这是一个起点；PMI会逐步完善这一数据库。 我們決定將資訊整合到一個平台上。為了克服這個困難，我們考慮建立一個資料庫作為一站式資料解決方案，並將此作為一項Kaizen（改善）活動來進行。我們請求PPC分配一個資料庫，並將這個資料庫命名為「快速存取資料庫（QADP, Quick Access Data Pool）」。所有孟買團隊成員都將常用檔案保存在QADP中。我們還製作了一份核對清單，以便使用者能夠輕鬆地找到檔案並要求其他PMI成員將檔案存在QADP中。所有PMI成員都主動將不同檔案保存在QADP中，釋放出他們筆記型電腦上的空間。同時我們也在PMI公告欄上發佈關於使用QADP的正式公告。
現在，存取常用資料只需要造訪一個地方，簡單又便捷。像公司介紹、Salesforce手冊、TeamViewer安裝程式等檔案，都保存在QADP中。
這是一個起點；PMI會逐步完善這個資料庫。 Wir haben beschlossen, die Informationen auf einer einzigen Plattform zu integrieren. Das war schwierig, daher überlegten wir uns die Lösung einer einzigen Datenbank für alle Daten. Daraus haben wir dann eine Kaizen-Aktivität gemacht. Wir haben PPC gebeten, eine Datenbank zur Verfügung zu stellen. Wir haben diese Datenbank „Quick access data pool (QADP)“ genannt. Alle Mitglieder des Mumbai-Teams speicherten Dateien, die im QADP häufig verwendet werden. Wir haben auch eine Checkliste erstellt, damit Benutzer die Datei leicht finden können. Dann haben wir die anderen PMI-Mitglieder aufgefordert, die Dateien im QADP zu speichern. Alle MitarbeiterInnen von PCI nutzten die Chance, speicherten verschiedene Dateien im QADP und konnten so Platz auf ihren Laptops freimachen. Die Einführung von QADP wurde dann offizielle im PMI Bulletin Board verkündet.
Jetzt ist es sehr einfach, gemeinsam genutzte Daten von einer Stelle aus abzurufen. Dateien wie Unternehmensvorstellung, Salesforce-Handbuch, TeamViewer-Installation werden in der QADP-Datenbank gespeichert.
Dies ist jedoch nur der Anfang. PMI wird diese Datenbank im Laufe der Zeit immer weiter ausbauen.