Japan Logistics Group (JLOG) handles the products delivery to our customers and to our group companies.
For the 2nd instrument of this “Key to your inspiration!” series, we will introduce “Information-Sharing Meeting” initiative in this JLOG! PPCのお客様や、海外グループ会社へ製品が届くまでの物流をつかさどるジャパンロジスティクスグループ(以下JLOG)。　
連載二回目となる今回は、このJLOGで行っている「情報共有会議」という取り組みをご紹介します！

Each JLOG member works with contracted warehouses and trading companies on a daily basis to deliver and export our products to the customers and sales companies in Japan and abroad, and to improve delivery qualities.
Since each of the 40 members works individually with the warehouse or trading company in charge, even members in same JLOG sometimes said, “I don’t know what other members are doing.””Some teams were able to share information, but there were no opportunities for information sharing across the entire department (JLOG), including members with different teams and different work duties, and members in other branches (Osaka and Nagoya).
By knowing how other members do their job and make use of their know-how, there must have been the chance to improve the efficiency and quality of their work, but they did not have such opportunities. 委託先倉庫や商社と日々連携して、国内外のお客様や販社への製品の納入・輸出入と、その納入品質の向上に取り組んでいるJLOG。40人のメンバー一人一人が個別に担当の倉庫や商社を持って仕事をしているため、同じグループのメンバーでも「ほかのメンバーがどのような仕事をしているのか知らない」ということもあったそうです。
チームによっては情報共有ができるケースもありましたが、チームや業務内容が違うメンバー、そして大阪・名古屋など他地区に所属しているメンバーも含めた部門全体での情報共有の機会はありませんでした。
他のメンバーの仕事のやり方を知り、その工夫を取り入れることで自分の仕事の効率や品質アップにつなげられることもあるはずですが、それを叶える場がなかったのです。

In August 2019, JLOG Information-Sharing Meeting was launched in which members freely present their own work-related ideas and anything they want to share in their departments.
This is the first meeting that involves cross-divisional meetings. The meeting is held about twice a month, with about two groups presentations each time, and there is Q&A session time with other members. そこで2019年8月から、「JLOG情報共有会議」という、メンバーがそれぞれ自分の業務での工夫や、部門で共有したいことを自由にプレゼンする会議がスタートしました。
月に２回程度の開催で、毎回約２組が思い思いのテーマで発表し、聞いていたメンバーからの質疑応答まで行う…というもので、部門全体に横串を通す会議はこれが初めてです。

In order to encourage more members to voluntarily join and make a presentation at this meeting, Tanikawa san, who started this initiative, has been conscious of the following policies: “Don’t evaluate them by their contents of the presentation, but they worth 100 points if they make presentations voluntarily!”
Of course, some of the members were reluctant to participate in this meeting because they feel “the contents of the presentations are too different from my duties” and “I am too busy with my regular duties to join this meeting.” より多くの方に自主的に発表してもらうため、発案者の谷川さんが意識してきたのは「発表内容に対して評点をつけない」「自主的に発表してくれるだけで100点！」という方針。
もちろん「自分の業務とはあまりにもかけはなれている」「通常業務が忙しい」という理由でこの会議への参加に消極的な方もいらっしゃいましたが、参加したメンバーの中では情報共有をしたことによる効果も出始めたそうです。

However, some of the participating members seemed to have begun to benefit from the sharing information.
For example, when a member made presentation about an example that she improved the efficiency of the workflow of order receiving from a customer, another member who looked at it noticed that “could I also improve the efficiency with the customer in charge as same way ?” and she did trial and error to achieve it. This is an example of the fact that this meeting is working as a place where “awareness” and ”ideas” can be born.

In addition, since the usefulness of this meeting has actually been recognized in JLOG members, some members included the item “To make presentation at this meeting” in their Performance Review Sheet. 例えば、とあるメンバーが担当するお客様からのオーダー受注の業務フローを効率化した事例について発表した際のこと。それを見た別のメンバーが、「自分が担当するお客様のオーダー受注業務も同じように効率化できないか？」と気づき、取り入れようと試行錯誤したという事例があったそうです。こうした気づきが生まれる場としてこの会議が機能していることを示している事例といえます。
またJLOGでは実際にこの会議の有用性が認識されてきており、目標管理の中に“この会議での発表”という項目を入れてくれるメンバーも出てきているそうです。

Is there a similar situation with JLOG in other department where there are a large number of members and each individual is doing different work?
In such case, it may be one way to start the meeting where people can freely make presentation in a casual atmosphere.
There will be a high possibility of obtaining unexpected notice from stories about completely different works and questions from other members.
Regarding this JLOG information sharing meeting, although it may be difficult for everyone to participate actively at all times as they are busy with their daily work, it would be great if the way of holding meetings is optimized as they continue to hold them, and it would be a place where even more awareness and ideas can be born! 人数が多く、個々人が全く違う業務をしている部門では、似たような悩みもあるのではないでしょうか？
身内だけのカジュアルで褒めあえる雰囲気の中で、自由に発表できるこうした場を作ってみるのは一つの手段かもしれません。
全く違う業務のお話や、ほかの人からの質問等から思わぬ気づきを得られる可能性は高いもの。日々の業務に追われる中で全員が常に積極的に参加するのは難しいかもしれませんが、それでも継続開催していく中で会議の在り方も最適化され、さらに気づきが生まれる場になると良いですね！